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    高效辦公第一步,開始你的“郵件禮儀”
    發布時間:2018-02-28 18:16:16| 瀏覽次數:

    “在職場中要尊重一個人,首先就要懂得替他節省時間”,電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間,只把有價值的信息提供給需要的人。 所以郵件編輯、發送時需要特別謹慎,否則處處是坑!


    1. 關于主題

    主題是接收者了解郵件的第一信息,因此要提綱挈領,使用有意義的主題行,這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。


    • 一定不要空白標題,這是最失禮的

    • 標題要簡短,不宜冗長,不要讓Outlook用“…”才能顯示完你的標題

    • 標題要能真實反映文章的內容和重要性,切忌使用含義不清的標題,如“王先生收”

    • 一封信盡可能只針對一個主題,不在一封信內談及多件事情,以便于日后整理

    • 可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“!”等)來突出標題,引起收件人注意,但應適度,特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼

    • 回復對方郵件時,可以根據回復內容需要更改標題,不要“RERE”一大串


    2. 關于稱呼與問候

    恰當地稱呼收件者,拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人,這既顯得禮貌,在多個收件人的情況下可以稱呼大家、All。  如果對方有職務,應按職務尊稱對方,如“x經理”;如果不清楚職務,則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。


    E-mail開頭結尾最好要有問候語。最簡單的開頭寫一個“Hi”,中文的寫個“你好”;結尾常見的寫個Best Regards,中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。俗話說得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的。即便郵件中有些地方不妥,對方也能平靜的看待。


    3. 關于正文

    E-mail正文要簡明扼要,行文通順。E-mail正文應簡明扼要,如果具體內容確實很多,正文應只作摘要介紹,然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。


    注意E-mail的論述語氣。根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系;郵件是對內還是對外性質的不同,選擇恰當的語氣進行論述,以免引起對方不適。尊重對方,“請、謝謝”之類的語句要經常出現。


    E-mail正文多用1234之類的列表,以清晰明確。如果事情復雜,最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長,沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。


    一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚,說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件,這會讓人很反感。


    盡可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查。如果是英文E-mail,最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文E-mail,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發送之前,務必自己仔細閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤。


    合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點,影響閱度。


    合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述。對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件,單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述,收件人一定會表揚你的體貼。


    不要動不動使用“:)”之類的笑臉字符,在商務信函里面這樣顯得比較輕佻。Business E-mail不是你的情書,所以“:)”之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合。

    4. 關于附件

    • 如果郵件帶有附件,應在正文里面提示收件人查看附件

    • 附件文件應按有意義的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名

    • 正文中應對附件內容做簡要說明,特別是帶有多個附件時

    • 附件數目不宜超過 4 個,數目較多時應打包壓縮成一個文件

    • 如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用。如果附件過大(不宜超過 2 MB),應分割成幾個小文件分別發送


    5. 結尾簽名

    每封郵件在結尾都應簽名,這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你,但不要為你的朋友設計這樣的工作。  


    簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數過多,一般不超過 4 行。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的,比如你的座右銘,或公司的宣傳口號,切記一定要得體。


    不要只用一個簽名檔。對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來,簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設置多個簽名檔,靈活調用。


    簽名檔文字應選擇與正文文字匹配。簡體、繁體或英文,以免成出現亂碼,字號一般應選擇比正文字體小一些。


    6. 回復技巧

    及時回復E-mail。理想的回復時間是2小時內,特別是對一些緊急重要的郵件。對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理,但一般不要超過 24 小時。如果事情復雜,至少應該及時的回復說“收到了,我們正在處理,一旦有結果就會及時回復,云云”。如果你正在出差或休假,應該設定自動回復功能,提示發件人,以免影響工作。


    進行針對性回復。當回件答復問題的時候,最好把相關的問題抄到回件中,然后附上答案。不要用簡單的,那樣太生硬了,應該進行必要的闡述,讓對方一次性理解,避免再反復交流,浪費資源。


    回復不得少于10個字。對方給你發來一大段郵件,你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼,這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠 10 個字,顯示出你的尊重。


    不要就同一問題多次回復討論,不要蓋高樓。如果收發雙方就同一問題的交流回復超過 3 次,這只能說明交流不暢,說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。


    主動控制郵件的來往。為避免無謂的回復,浪費資源,可在文中指定部分收件人給出回復,或在文末添上以下語句:“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考,無需回復”。

    7. 正確地使用“發送”、“抄送”、“密送”

    要區分 To 和 CC 還有 BCC(區分收件人、抄送人、密送人)。 

     

    • To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的,理應對郵件予以回復響應

    • 而 CC 的人則只是需要知道這回事,CC的人沒有義務對郵件予以響應,當然如果CC的人有建議,當然可以回E-mail

    • 而BCC是秘送,即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合

    • TO、CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象

    • 只給需要信息的人發送郵件,不要占用他人的資源

    • 轉發郵件要突出信息。在你轉發消息之前,首先確保所有收件人需要此消息


     
     
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